Política de Privacidad

Copropio (en adelante, "la Plataforma" o "nosotros") es responsable del tratamiento de tus datos personales en los términos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (Colombia). La Plataforma es la app de Copropio para iPhone y Android y el sitio web copropio.app.

• Razón social: COPROPIO S.A.S
• NIT: 902019159-8
• Domicilio: Cúcuta, Colombia
• Contacto del responsable / DPO: soporte@copropio.app

Estos son los datos que la Plataforma guarda o procesa. Muchos no los escribes tú: los registra la administración de tu edificio, la portería o un vecino que te anuncia como visita.

• Identificación y cuenta: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, tipo y número de documento, foto de perfil, tu rol (residente, vigilante, administrador, consejo), tu edificio y tu unidad; si eres propietario, la unidad a tu nombre; si haces parte de un hogar, tu relación con el titular.
• La vida en el edificio: cuotas de administración y pagos, paquetes, visitas y pre-avisos, reservas de áreas comunes, incidencias, PQRS, solicitudes a soporte, tus votos en encuestas, en asambleas y en los casos del consejo, y tu asistencia a las asambleas.
• Comprobantes de pago: si reportas un pago con "Ya pagué", guardamos la captura de la transferencia y lo que se lee de ella: el banco o la billetera, el monto, la fecha, la referencia y la cuenta de destino, junto con la nota que escribas.
• Vehículos: la placa de tus vehículos, con su tipo, marca, color y puesto de parqueadero, y la placa del vehículo de una visita. Si tu edificio activa la lectura automática de placas en la entrada, también la foto que toma la cámara y la placa leída.
• Fotos: la del paquete cuando portería lo recibe y cuando lo entrega, las de una incidencia, tu foto de perfil, la de la persona que entra o la de su documento cuando portería la toma al registrar un ingreso, y la evidencia de un trabajo de mantenimiento.
• Citofonía: quién llamó a quién, cuándo, cuánto duró la llamada, cómo terminó, la respuesta que le das a portería y, si la hay, la foto de la visita que portería anuncia.
• Micrófono: la app y el sitio web usan el micrófono para la voz de la citofonía, solo audio y solo mientras dura una llamada que contestas o haces. El audio viaja cifrado entre los dos equipos y no se graba: de la llamada guardamos únicamente los datos del punto anterior.
• Cámara y galería: para escanear códigos QR y para tomar o elegir las fotos de esta lista. Solo se usa la foto que tomas o eliges.
• Desbloqueo con Face ID o huella: si lo activas, lo resuelve tu teléfono y la app recibe solo un sí o un no. Nunca vemos ni guardamos tu rostro ni tu huella.
• Ingreso con Google o con Apple: si ingresas con Google, Google nos confirma tu correo y solo lo usamos para encontrar tu cuenta. Si ingresas con Apple (en iPhone), guardamos el identificador que Apple le asigna a tu cuenta de Copropio y, cifrado, un código que solo sirve para revocar ese acceso cuando eliminas tu cuenta. Ninguno de los dos crea cuentas: solo te deja entrar a la cuenta a la que te invitaron.
• Uso de la Plataforma: por cada usuario registramos eventos de uso, es decir, qué función se usó (por ejemplo, recibir un paquete, contestar una llamada o reportar un pago), cuándo, con qué rol, en qué edificio y desde dónde (la app o el sitio web), además de una marca de actividad por hora y la fecha de tu última actividad.
• Tu teléfono y las notificaciones: el identificador para enviarte notificaciones y llamadas (token push), el modelo del teléfono, el sistema operativo y la versión de la app.
• Reportes de errores: cuando algo falla, el reporte lleva tu identificador de usuario, tu rol y tu edificio, junto con los datos técnicos de la falla. Antes de enviarlo quitamos las contraseñas y las credenciales de sesión.
• Dirección IP: cuando pides recuperar tu contraseña, guardamos la dirección IP desde la que lo pediste junto con el pedido, y se borra a los 7 días. Además, los registros técnicos del servidor anotan la dirección IP de cada conexión y se van sobrescribiendo a medida que se llenan.
• Personas que no usan la Plataforma: los datos de las visitas (nombre, documento, teléfono, placa y foto), de los huéspedes de estadías cortas (nombre, documento, teléfono, nacionalidad y cantidad de personas) y de las personas con una restricción de ingreso que registra la administración (nombre, documento y motivo).
• Solicitudes de demostración: si pides una demo en el sitio web, tu nombre, el de tu edificio, tu correo, tu WhatsApp, tu ciudad, la cantidad de unidades y la página o campaña por la que llegaste.

Lo que NO tratamos: tu ubicación GPS, tus contactos, tus SMS ni tu calendario. No grabamos audio y no recibimos tus datos biométricos.

• Darte acceso a la Plataforma según tu rol (residente, vigilante, administrador o consejo).
• El control de acceso y la seguridad del edificio: visitas, ingresos y salidas, paquetes, vehículos, restricciones de ingreso y citofonía.
• La administración y la contabilidad del edificio: cuotas, pagos y comprobantes, paz y salvo, informes al consejo y asambleas.
• Avisarte de paquetes, visitas, llamadas, cuotas y avisos del edificio, y enviarte por correo tu invitación y la recuperación de tu contraseña.
• Leer de forma automática los comprobantes de pago, las facturas, los documentos de los huéspedes y las placas, para que nadie tenga que transcribirlos. En comprobantes, facturas y documentos, una persona confirma lo leído antes de usarlo.
• Analítica de producto con los eventos de uso: saber qué funciones usa cada edificio y cuántos usuarios activos hay, para decidir qué mejorar.
• Encontrar y corregir las fallas de la Plataforma con los reportes de errores.
• Atender tus solicitudes de soporte y, si pediste una demo, contactarte.
• Atender requerimientos legales o judiciales que nos sean formalmente notificados.

No usamos tus datos para publicidad ni para perfilamiento comercial, y no los vendemos.

Dentro de la Plataforma, tus datos los ve la administración de tu edificio; la portería ve lo que necesita para su trabajo; el consejo, lo que le corresponde, y el equipo de Copropio tiene acceso para operar la Plataforma y darte soporte.

Los servidores están en Estados Unidos. La Plataforma corre en un servidor de Hetzner Online GmbH ubicado en Ashburn, Virginia, Estados Unidos: ahí están la base de datos y el servidor de retransmisión de la voz de la citofonía. Esto es una transferencia internacional de datos: tus datos se guardan y se procesan fuera de Colombia, y varios de los proveedores de abajo también los procesan en Estados Unidos. Al crear tu cuenta o iniciar sesión aceptas esta política y, con ella, ese envío, que hacemos conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Proveedores que procesan datos por cuenta nuestra, solo para que la Plataforma funcione:

• Hetzner Online GmbH (servidor en Ashburn, Estados Unidos): aloja la Plataforma, la base de datos y el servidor de retransmisión de voz.
• Cloudflare, Inc. (Estados Unidos), con Cloudflare R2: guarda las fotos, las capturas de los comprobantes y los demás archivos que se suben a la Plataforma, y las copias de seguridad diarias de la base de datos.
• Google LLC (Estados Unidos), con Gemini: lee la captura de un comprobante de pago, la foto de una factura, la del documento de un huésped y la de una placa, y redacta el resumen del informe mensual a partir de las cifras del edificio. Usamos el plan pago, en el que Google procesa esas imágenes como encargado: no las usa para mejorar sus productos y solo las conserva por un tiempo limitado para detectar abusos y atender obligaciones legales. Si Gemini falla, la lectura del texto de un comprobante o de una factura puede pasar por Google Cloud Vision.
• Google LLC, con Firebase Cloud Messaging: entrega las notificaciones en Android y en el navegador.
• Apple Inc. (Estados Unidos): entrega las notificaciones y las llamadas de citofonía en iPhone.
• Expo (650 Industries, Inc., Estados Unidos): pasan por sus servidores las notificaciones de la app (el token push y el texto del aviso) y las actualizaciones de la app que descarga tu teléfono.
• Sentry (Functional Software, Inc., Estados Unidos): recibe los reportes de errores, que llevan tu identificador de usuario, tu rol y tu edificio.
• Resend (Estados Unidos): envía los correos de invitación y de recuperación de contraseña.
• Vercel Inc. (Estados Unidos): aloja nuestro sistema de seguimiento comercial, que recibe los datos de quien pide una demo en el sitio web.

Y servicios de terceros que intervienen cuando usas ciertas funciones:

• Servidor STUN de Google: al empezar una llamada de voz de la citofonía, cada equipo le pregunta a stun.l.google.com cómo conectarse con el otro. Ese servidor ve la dirección IP pública de cada equipo; el audio no pasa por él.
• Google, si ingresas con Google, y Apple, si ingresas con Apple: cada uno verifica tu identidad con sus propias condiciones y su propia política de privacidad, y sabe que iniciaste sesión en Copropio.
• App Store y Google Play: distribuyen la app con sus propias condiciones.

Como titular de los datos, tienes derecho a:

• Conocer qué datos tenemos sobre ti y acceder a ellos de forma gratuita, previa acreditación de tu identidad.
• Actualizar o rectificar los datos inexactos.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos. No procede sobre los datos que hay un deber legal o contractual de conservar, ni sobre los registros que la Plataforma no borra (ver las secciones 6 y 7).
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Puedes eliminar tu cuenta directamente desde la app, en Perfil → Términos, privacidad y eliminar cuenta → Eliminar mi cuenta, o desde la web: con tu sesión iniciada, toca Eliminar mi cuenta al final de tu panel (si eres administrador, al final del menú lateral). La operación es irreversible y procede del siguiente modo:

• Se borran o se anonimizan tu nombre, tu correo, tu teléfono, tu documento y tu foto de perfil, y no vuelves a poder iniciar sesión.
• Se borran tu historial de notificaciones, los identificadores de tus teléfonos para notificaciones y tus eventos de uso.
• Se borran de nuestro almacenamiento las fotos de tus paquetes, de las visitas que registraste, de tus vehículos y de tus incidencias, y las capturas de tus comprobantes de pago.
• Si ingresabas con Apple, revocamos ese acceso en Apple y borramos el identificador.
• Las cuotas, los pagos, los paquetes, las visitas, las reservas y los vehículos se conservan sin tu nombre, ligados solo al número de la unidad, por integridad contable y por el régimen de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001). Del comprobante de un pago quedan el monto, la fecha, el banco y la referencia.
• Si tienes cuotas pendientes, el administrador del edificio mantiene el derecho de recobro por las vías legales correspondientes.

Hay registros que la eliminación de tu cuenta no borra, y es importante que lo sepas:

• La bitácora de ingresos y salidas de portería no se edita ni se borra nunca: es la evidencia del edificio. Si tu nombre, tu documento, tu placa o tu foto quedaron en ella, ahí siguen.
• El registro de auditoría tampoco se edita ni se borra: guarda quién hizo cada acción administrativa, con su correo, y sobre quién la hizo. Si una acción te tuvo a ti como objeto, ahí sigue tu nombre, y el registro de la eliminación de tu cuenta conserva tu nombre y tu correo.
• El registro de las llamadas de citofonía y los documentos del edificio que te nombran, como las actas de asamblea, se conservan como están. Si fuiste vigilante, tu nombre sigue en la minuta de portería y en los paquetes que recibiste.
• Si eres propietario, los datos con que la administración te anotó en el padrón de unidades (nombre, correo y teléfono) son el registro de propietarios del edificio y siguen ahí.
• Si pediste recuperar tu contraseña en los últimos 7 días, ese pedido, con la dirección IP desde la que lo hiciste, sigue hasta que se borra a los 7 días.
• Las copias de seguridad de la base de datos guardan lo borrado hasta que vencen, a los 30 días.
• Los reportes de errores que ya llegaron a Sentry se borran cuando vence el plazo de retención de ese servicio.

Alternativamente puedes escribirnos a soporte@copropio.app y procesaremos la solicitud en un plazo máximo de 15 días hábiles conforme la ley.

• Tu cuenta y sus datos: mientras la cuenta exista. Si la administración la desactiva (por ejemplo, porque te mudaste), tus datos no se borran solos: para eso tienes que eliminarla o pedírnoslo.
• Cuotas, pagos y comprobantes: no tienen plazo de borrado, porque son la contabilidad del edificio. Al eliminar tu cuenta quedan sin tu nombre.
• Eventos de uso: 180 días; se borran antes si eliminas tu cuenta.
• Pedidos de recuperación de contraseña: 7 días, con la dirección IP desde la que se hicieron.
• Huéspedes de estadías cortas: 90 días después de la salida se borran el nombre, el documento, el teléfono y la nacionalidad, y quedan solo la unidad, las fechas y la cantidad de personas.
• Restricciones de ingreso: duran como máximo dos años. 90 días después de vencer o de que la administración la levante, se borran el nombre, el documento y el motivo.
• Visitas: hoy no tienen un plazo de borrado automático. Se conservan mientras el edificio use la Plataforma, salvo que quien registró la visita elimine su cuenta.
• Bitácora de portería y registro de auditoría: no se borran nunca (ver la sección 6).
• Copias de seguridad: una diaria, que se guarda 30 días.
• Reportes de errores: los conserva Sentry durante el plazo de retención de su servicio.
• Solicitudes de demostración: no tienen un plazo de borrado automático; puedes pedirnos que las borremos.

Implementamos medidas razonables para proteger tus datos, incluyendo:

• Todo viaja cifrado por HTTPS (TLS 1.2 o 1.3), y el audio de la citofonía va cifrado de un equipo al otro.
• El teléfono y el número de documento de las cuentas se guardan cifrados con AES-256, y también los de las visitas, los huéspedes y las personas con restricción de ingreso. También se guardan cifrados los teléfonos que se anotan como datos de contacto: los del propietario y el residente en el padrón de unidades, el teléfono de contacto de la administración, el de los proveedores de mantenimiento y el WhatsApp de una solicitud de demostración.
• Las contraseñas se guardan con hash bcrypt (12 rondas), y la cuenta se bloquea un tiempo después de varios intentos fallidos.
• En la app, tu sesión se guarda en el almacenamiento seguro del teléfono (Keychain en iPhone, almacenamiento cifrado en Android) y puedes protegerla con Face ID o huella.
• Un registro de auditoría de cada acción administrativa, que no se edita ni se borra.
• Controles de acceso por rol, y cada consulta valida el edificio.

Si tenemos conocimiento de un incidente de seguridad que afecte tus datos, te lo notificaremos por correo electrónico sin demora y lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como exige la ley.

Las cuentas de la Plataforma son para personas mayores de 18 años. Un titular puede invitar a los miembros de su hogar, incluidos sus hijos: si alguno es menor de edad, solo puede invitarlo su representante legal, que es quien autoriza el tratamiento de sus datos. También pueden quedar datos de menores cuando alguien registra una visita o un huésped. Si detectas una cuenta de un menor creada sin esa autorización, escríbenos y la eliminamos.

Podemos actualizar esta política. La versión vigente siempre estará disponible en copropio.app/legal/privacy. Si el cambio es importante, te avisaremos dentro de la app o por correo antes de que entre en vigencia.

Para ejercer tus derechos, presentar consultas o reclamos sobre datos personales:

• Correo: soporte@copropio.app
• Asunto sugerido: "Habeas Data – [tu acción: acceso/rectificación/eliminación]"
• Plazo de respuesta: 10 días hábiles para una consulta y 15 días hábiles para un reclamo (rectificación, actualización o supresión), como fijan los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si no quedas conforme con nuestra respuesta, puedes presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) – Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales.